Je kroonjuwelen zijn de gegevens die cruciaal zijn voor het succes van jouw bedrijf. Dit kunnen klantgegevens zijn, beschrijvingen van interne processen, (delen) van je administratie, vertrouwelijke informatie over producten, samenwerkingsovereenkomsten etc. 

Kroonjuwelen zijn altijd uniek voor jouw bedrijf, en het kan zijn dat je meer waardevolle data bezit dan je denkt. Het is belangrijk om regelmatig te controleren welke data essentieel is, aangezien dit in de loop van de tijd kan veranderen.

Voorbeeld

Een fietsenmaker beschouwt zijn klantenbestand en leveranciersinformatie als zijn kroonjuwelen. Zonder deze gegevens zou hij niet kunnen werken.

Een hoteleigenaar beschouwt zijn klanten- en reserveringsbestand, voorraad- en leveranciersinformatie als kroonjuwelen. 

In deze microtraining leer je hoe je de data identificeert die van essentieel belang is voor jouw bedrijf, je kroonjuwelen, en hoe je deze kunt beschermen.

Het proces om je kroonjuwelen te identificeren is eenvoudig, maar belangrijk om regelmatig uit te voeren. Vaak zie je waardevolle data over het hoofd omdat deze niet dagelijks wordt gebruikt.

Stap 1: Kijk naar de processen in je bedrijf. Een proces is bijvoorbeeld je inkoop, productie (en dat ziet er in de horeca natuurlijk anders uit dan bij een dakdekker), voorraadbeheer, verkoop, administratie, service.

Stap 2: Breng in kaart welke gegevens je gebruikt voor deze processen. Om de stappen in een proces te kunnen doorlopen heb je informatie nodig. Denk aan voorraadgegevens, recepten, personeelsroosters, leveranciersgegevens.

Stap 3: Ga voor jezelf na welke processen als eerste stilvallen als er gegevens ontbreken? Geef elke dataset een score (1 tot 5), waarbij 5 de meest waardevolle data vertegenwoordigt en 1 de minste.

Beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid

Op basis van drie niveau's kan je cijfers geven:

Beschikbaarheid: Kun je erbij wanneer je het nodig hebt?

Belang: Als data of een systeem niet beschikbaar is, kunnen werkzaamheden stilvallen. Dat kan leiden tot omzetverlies, vertraging of ontevreden klanten.

Integriteit: Klopt de data en is er niets ongewenst aangepast?

Belang: Je wilt kunnen vertrouwen op je informatie. Fouten of ongeautoriseerde wijzigingen kunnen grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld in administratie, planning of productie.

Vertrouwelijkheid: Kunnen alleen de juiste mensen de data zien?

Belang: Sommige informatie is gevoelig, zoals persoonsgegevens, financiële gegevens of bedrijfsrecepten. Die wil je beschermen tegen ongewenste inzage of lekken.

Download de checklist en houd je data bij.

Het identificeren van je kroonjuwelen helpt je te begrijpen welke gegevens essentieel zijn om je bedrijf draaiende te houden. Dit voorkomt dat je belangrijke informatie verliest of over het hoofd ziet.

Zodra je jouw kroonjuwelen hebt geïdentificeerd, is de volgende stap om deze te beschermen. Dit kan bijvoorbeeld door:

• Wachtwoorden in te stellen voor gevoelige gegevens.
• Back-ups te maken van belangrijke informatie, zowel lokaal als op een externe locatie.
• Regelmatig je gegevens te controleren om te zorgen dat ze nog steeds up-to-date zijn.

Als je dit proces doorloopt, merk je misschien op dat een deel van je waardevolle data niet digitaal is, maar alleen op papier staat. Als dat het geval is, moet je daar goed naar kijken. Het kan ook zijn dat een deel van jouw data wordt beheerd of bewerkt door een externe partij (bijvoorbeeld jouw IT-leverancier of websitebouwer). Volgens de AVG-wetgeving moet je goed omschrijven hoe en door wie deze data wordt verwerkt, bijvoorbeeld in een privacy statement. Wanneer deze processen nog niet helder zijn in jouw organisatie, is het raadzaam om extra maatregelen te nemen. 

Microtraining afronden