Een keten beschrijft het geheel van partijen dat betrokken is bij het leveren van een product of dienst: van leverancier tot eindklant. In vrijwel elke keten worden gegevens uitgewisseld.

Neem een fietsenmaker:

• De fabrikant
• De groothandel
• De fietsenmaker
• En de klant

Samen vormen zij vier schakels in één keten. Elke schakel heeft een eigen rol én eigen informatiebehoefte.

In een keten draait het niet alleen om producten, maar ook om data. Denk aan:

• Productinformatie
• Bestellingen
• Leveringsgegevens
• En soms persoonsgegevens

Niet elke schakel heeft alle data nodig. Zo heeft de groothandel geen klantgegevens nodig, terwijl de fietsenmaker die juist wel moet verwerken. Het delen van onnodige data vergroot risico’s en is vaak niet toegestaan.

Een belangrijk uitgangspunt is daarom:
Deel alleen data die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de taak.

Zodra data door de keten stroomt, ontstaat de vraag:

• Wie mag deze data zien?
• Wie mag deze data gebruiken?
• En hoe is dit geregeld?

Dit vraagt om inzicht in:

• Je eigen processen
• Welke systemen je gebruikt
• En met welke partijen je data deelt

Door dit in kaart te brengen, voorkom je dat gevoelige informatie onnodig wordt verspreid of verkeerd wordt gebruikt.

Als jij met leveranciers of softwarepartijen samenwerkt, vertrouw je erop dat zij netjes omgaan met jouw gegevens. Maar als er iets misgaat, wordt vaak ook naar jou gekeken. Daarom is het belangrijk dat je kunt laten zien dat je bewuste keuzes maakt en dat je zaken goed geregeld hebt.

Wat bedoelen we daarmee?
Je wilt twee dingen kunnen aantonen:

1. Dat je voldoet aan regels en afspraken
   Dit heet compliance: je werkt volgens wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de AVG) en volgens afspraken die in jouw branche normaal zijn.

2. Dat het niet alleen op papier klopt, maar ook echt werkt
   Daar komt een audit om de hoek kijken. Een audit is een controle. Er wordt gekeken of beveiligingsmaatregelen bestaan, of ze zijn vastgelegd, en of ze in de praktijk ook worden toegepast.

Moet je als MKB’er altijd een audit doen?
Meestal niet. Voor veel ondernemers zijn uitgebreide controles te zwaar of niet nodig. In de praktijk wordt vaak gewerkt met bewijsstukken die een leverancier al heeft, zoals:

• Keurmerken
• Certificeringen
• Verklaringen over beveiliging en privacy

Die geven jou een basis om op te vertrouwen, net zoals je bij een tweedehands auto vertrouwt op een recente APK. Je controleert niet zelf elk onderdeel, maar je wilt wel kunnen aantonen dat je een verstandige keuze hebt gemaakt.

Stel jezelf vragen als:

• Welke data verwerken wij?
• Met wie delen we die data?
• Via welke systemen gebeurt dat?

Controleer bij software en diensten:

• Of data veilig wordt verzonden
• Of leveranciers transparant zijn over beveiliging
• En welke verantwoordelijkheden zij nemen

Microtraining afronden